Realizacja zamówienia przez podwykonawcę

Mateusz Toruń        23 listopada 2017        Komentarze (0)

W przeciągu ostatnich dni kilkukrotnie zadano mi pytanie „Czy w zapytaniu ofertowym należy koniecznie umieszczać informację o dopuszczalności realizacji części zamówienia przez podwykonawcę?”. W mojej ocenie – jak najbardziej.

Podkreślić należy bowiem, iż Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 – 2020 nie regulują tej kwestii. Zatem zasadne jest odniesienie się do Prawa zamówień publicznych, które wskazuje że w sytuacji gdy zamawiający nie zastrzeże w dokumentacji przetargowej obowiązku osobistego wykonania przez wykonawcę określonych części zamówienia – ten wykonawca będzie mógł powierzyć realizację całości zamówienia podwykonawcom.

Często stosowana praktyka dalszego podzlecania realizacji całości zamówienia nie jest zakazana. Biorąc pod uwagę jednak doświadczenia pokontrolne należy powiedzieć, że nie jest to mile widziane i pożądane. W mojej ocenie podnoszona przez osoby kontrolujące argumentacja jest logiczna. Bowiem rolą wyłonionego wykonawcy powinna być realizacja zamówienia, a nie pośrednika pomiędzy zamawiającym, a podwykonawcą.

Należy także pamiętać, że taka konstrukcja realizacji zamówienia może zachwiać racjonalnością poniesionych wydatków. A stąd już niedaleko do korekt.

 

Szacowanie wartości zamówienia – czy to coś ważnego (cz. 3)?

Mateusz Toruń        02 listopada 2017        Komentarze (0)

W ostatnim wpisie wspomniałem, że jeżeli realizujesz projekt unijny, a nie jesteś zobowiązany do stosowania Prawa zamówień publicznych, oceniając tożsamość czasową, powinieneś wziąć pod uwagę cały okres realizacji tego projektu. Jest to jednak zasada, od której są pewne wyjątki.

WYJĄTEK nr 1 stanowi sytuacja, gdy w ocenie pracowników instytucji będącej stroną umowy o dofinansowanie Twojego projektu o tożsamości czasowej możemy mówić tylko i wyłącznie w okresach lat kalendarzowych. Inaczej mówiąc, tożsame czasowo mogą być tylko zamówienia udzielane w jednym danym roku kalendarzowym. Chciałbym jednak mocno podkreślić, że jest to jedynie subiektywne zdanie kilku pracowników urzędów, wyrażone ustnie i nie mające żadnej podstawy w obowiązujących przepisach prawa. Osobiście mam inne zdanie.

WYJĄTEK nr 2 ma już oparcie w interpretacjach Ministerstwa Rozwoju. Przypadek ten dotyczy Beneficjentów realizujących projekty, których przedmiotem są usługi szkoleniowe. W sytuacji gdy realizacja szkolenia przebiega w oparciu uprzednią indywidualną analizę potrzeb szkoleniowych każdego uczestnika/uczestniczki (czyli do samego końca nie wiadomo jakie szkolenie będzie realizowane), proces rekrutacji jest rozciągnięty w czasie, a szkolenia będą realizowane bezpośrednio po rekrutacji (na bieżąco po zdiagnozowaniu potrzeb szkoleniowych) szacowanie wartości usługi szkoleniowej w kontekście tożsamości czasowej w ramach całego projektu może być niewykonalne. W takim wypadku mamy do czynienia z kilkoma odrębnymi zamówieniami i ich wartość, a co za tym idzie także wybór właściwego trybu udzielenia zamówienia, może być ustalany odrębnie dla każdego zamówienia i tym samym szacowanie wartości zamówienia w oparciu o wyniki diagnozy szkoleniowej nie powinno powodować niedozwolonego podziału zamówienia na części. Wszystko zatem zależy tak naprawdę od harmonogramu rekrutacji uczestników oraz badania ich potrzeb szkoleniowych.

Pamiętaj proszę jednak, że kwestia szacowania wartości zamówienia, a szczególnie podział zamówienia na części, to bardzo delikatna sprawa wymagająca głębokiego wyważenia i szczegółowej analizy konkretnego stanu faktycznego sprawy.

Szacowanie wartości zamówienia – czy to coś ważnego (cz. 2)?

Mateusz Toruń        15 października 2017        Komentarze (0)

Dzisiaj chciałbym kontynuować wątek poruszony ostatnim wpisem – tj. tematykę szacowania wartości zamówienia. Jak wiesz, podstawą ustalania wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie netto wykonawcy z uwzględnieniem ewentualnych zamówień uzupełniających (jeżeli oczywiście takie przewidujesz). Procedurę tę musisz przeprowadzić z należytą starannością i w wiarygodny sposób

Pamiętaj o tym, że przepisy zabraniają Ci zaniżać wartość szacunkową zamówienia lub dzielić jest w taki sposób aby zaniżyć jego wartość. Takie działanie jest jednoznacznie zakazane i może się skończyć 100% niekwalifikowalnością poniesionych w ten sposób przez Ciebie wydatków.

Zatem, w jaki sposób ocenić czy masz do czynienia z jednym większym zamówieniem czy kilkoma mniejszymi?

Z pomocą przychodzą Ci tzw. tożsamości. Dokonując szacowania wartości zamówienia oceniasz, czy zachodzą wszystkie trzy tożsamości jednocześnie czy też nie. Jeżeli tak – temat jest oczywisty – jest to jedno zamówienie (którego oczywiście możesz udzielić w częściach ). Jeżeli nie – masz do czynienia z odrębnym zamówieniami, których szacunkowej wartości nie musisz sumować.

PRZESŁANKA NUMER 1 (tzw. tożsamość przedmiotowa) zachodzi gdy analizowane usługi, dostawy oraz roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie.

PRZESŁANKA NUMER 2 (tzw. tożsamość czasowa) zachodzi gdy możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie.*

PRZESŁANKA NUMER 3 (tzw. tożsamość podmiotowa) zachodzi gdy możliwe jest wykonanie zamówienia przez jednego wykonawcę.

Pamiętaj, że aby można było mówić o jednym zamówieniu niezbędne jest łączne wystąpienie wszystkich trzech przesłanek (tożsamości). W innym wypadku są to zupełnie odrębne zamówienia.

*Jeżeli realizujesz projekt unijny, a nie jesteś zobowiązany do stosowania Prawa zamówień publicznych, oceniając tożsamość czasową bierzesz pod uwagę (co do zasady) cały okres realizacji tego projektuAle o tym w kolejnym wpisie.

Szacowanie wartości zamówienia – czy to coś ważnego (cz. 1)?

Mateusz Toruń        14 września 2017        Komentarze (0)

Odpowiadając na postawione w tytule pytanie – TAK, szacowanie wartości zamówienia jest szalenie ważne. Ale tylko takie szacowanie, które wykonasz starannie.

Zacznijmy od początku. Czym jest szacowanie wartości zamówienia? Jest to ustalenie wartości realizacji całości zamówienia. Inaczej mówiąc, jest to szacunkowe całościowe wynagrodzenie jakie będziesz zmuszony zapłacić wykonawcy za wykonaną przez niego usługę/dostawę/robotę budowlaną. Pamiętaj jednak, że szacowania dokonujemy w kwotach netto (tj. bez podatku VAT).

Co tak naprawdę daje starannie dokonane szacowanie wartości zamówienia? Kilka bardzo ważnych rzeczy.

Po pierwsze – obrazuje z jakimi kosztami realizacji zamówienia będziesz zmuszony się liczyć. Dowiesz się w przybliżeniu ile to będzie kosztować.

Po drugie – znając rzeczywistą szacunkową wartość zamówienia zdołasz w sposób jednoznaczny określić czy, a jeżeli tak to w jakim trybie powinieneś udzielić tego zamówienia. I to zarówno gdy jesteś zamawiającym w rozumieniu Prawa zamówień publicznych lub też w rozumieniu innych przepisów (np. Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności).

Po trzecie – starannie opracowane szacowanie wartości zamówienia, szczególnie wyczerpujący opis przedmiotu zamówienia, umożliwi Ci udzielenie odpowiedzi na pytania – „Czy wiem dokładnie czego potrzebuję? Czy właśnie to chcę zamówić?”. Każdy kto miał przyjemność dokonywać zamówień publicznych wie jak czasami trudnym zadaniem jest jednoznaczne i wyczerpujące opisanie przedmiotu takiego zamówienia. A przecież im dokładniej opiszesz to czego oczekujesz tym większa jest szansa, że to otrzymasz.

Podstawę do ustalenia szacunkowej  wartości zamówienia może stanowić m.in. oferta cenowa uzyskana od potencjalnych wykonawców, stawki cenowe towarów/usług ze stron internetowych (oczywiście pod warunkiem, że odpowiadają one przedmiotowi zamówienia) itp. Osobiście jestem zwolennikiem kierowania własnego zapytania o cenę do min. trzech potencjalnych wykonawców. Mam wtedy gwarancję, że każdy wyceni mi ten sam przedmiot zamówienia. Co przy skomplikowanych zamówieniach jest prawie niemożliwe z wykorzystaniem np. oferty internetowej potencjalnych wykonawców.

Pamiętaj, że to do Ciebie należy wybór metody szacowania wartość zamówienia. Musisz to jednak zrobić z należytą starannością i w wiarygodny sposób. Niezwykle istotne jest także to abyś pamiętał o należytym udokumentowaniu szacowania – szczególnie pod kątem czekających Cię kontroli.

Dotacje UE i pomoc prawna – kilka statystyk 

Mateusz Toruń        11 czerwca 2017        Komentarze (0)

Ostatnie kilka dni to był czas zasłużonego (podobno) odpoczynku. Wspólnie z Żoną uczciliśmy naszą pierwszą rocznicę ślubu wycieczką do Wrocławia (Judyta broniła tam pracy dyplomowej na łódzkim ASP) oraz w Karkonosze. A że stamtąd już niedaleko do Czech – wylądowaliśmy na kilka dni w Pradze 😉 Wyjazd bardzo udany! Fizycznie męczący ale psychicznie ładujący baterie.

Wracając do Polski i stojąc w korku na autostradzie Praga – Brno z nudów (spędziliśmy trzy godziny w ok. 15 kilometrowym korku) zacząłem przeglądać maile. Było ich kilkanaście. No i jak to na urlopie – wszystkie dotyczyły jakiegoś pilnego problemu w jakimś projekcie.

W głowie pojawiło mi się pytanie: „Z czym realizatorzy projektów obecnie mają największe kłopoty? I z czego to wynika?”

Wnioski były jednoznaczne. Króluje naruszenie zasady zachowania trwałości projektów (bezapelacyjnie temat nr 1), drugie miejsce na podium zdobyło niepoprawne udzielanie zamówień w ramach projektów (szczególnie pod kątem szacowania wartości zamówienia i jego nieuprawnionego podziału) natomiast brąz przypadł błędnym konstrukcjom zawieranych w związku z realizacją projektu umów.

Zdarzają się także inne, drobniejsze błędy, ale trzy wyżej wymienione stanowią zdecydowaną większość. także najbardziej kosztowne.

Jakie mogą być tego przyczyny? Nie ma pewności ale moim zdaniem są to:

  1. poziom sformalizowania procesu realizacji projektu (każdy kto widział umowę o dofinansowanie projektu wraz z załącznikami i miał „przyjemność” zapoznać się z wykazem przepisów, które trzeba stosować wie co mam na myśli 🙂 oraz
  2. niejednolitą wykładnię tych samych przepisów przez różne urzędy (zdarzają się takie sytuacje gdy w jednym województwie za takie same działania można na kontroli uzyskać „laurkę”, a w innym – niekwalifikowalność).

Myślę, że można wskazać na jeszcze jedną przyczynę – zwykłą nieostrożność. W przeciągu ostatnich dni kilkukrotnie spotkałem się z opinią podmiotów realizujących projekty, że (cytuję) „Nie czytałem umowy o dofinansowanie. Po co? Tam nic nie ma!” oraz „Nie robimy przetargów bo to bez sensu!”. Niestety ale jest to bardzo częste w branży. A jakie są tego skutki? Różne – od drobnych uwag i zaleceń pokontrolnych (przy drobnych uchybieniach) po wydanie decyzji w przedmiocie zwrotu całości otrzymanej dotacji wraz z odsetkami (w szczególności przy naruszeniu trwałości projektu). Bardzo często są to kwoty sięgające wielu milionów złotych. I niestety ale dla wielu firm jest to początek ich końca.